AZAV-Maßnahmenzulassung: Der vollständige Leitfaden für Bildungsträger

Die Trägerzulassung ist geschafft und jetzt? Für viele Bildungsträger beginnt an genau dieser Stelle die eigentliche Arbeit. Denn mit der Trägerzulassung allein kannst du noch keine geförderten Teilnehmer aufnehmen. Wer mit Bildungsgutschein oder AVGS arbeiten möchte, braucht zusätzlich eine zugelassene Maßnahme.
Das ist der zweite Schritt in der AZAV und für viele der anspruchsvollere. Während die Trägerzulassung dein Unternehmen als Ganzes bewertet, geht es bei der Maßnahmenzulassung um dein konkretes Angebot: Ist es so aufgebaut, dass es gefördert werden kann?
Dieser Leitfaden erklärt, wie das Verfahren funktioniert, worauf es bei der Prüfung ankommt und was du tun kannst, damit deine Maßnahme beim ersten Anlauf zugelassen wird.

Das Wichtigste vorab

Bevor wir in die Details gehen, ein paar Punkte, die du dir merken solltest:
Nicht alle Fachbereiche sind betroffen. Die Maßnahmenzulassung ist nur für zwei der sechs AZAV-Fachbereiche relevant: FB 1 (AVGS, § 45 SGB III) und FB 4 (Bildungsgutschein, § 81 SGB III). Wer ausschließlich in den Fachbereichen 2, 3, 5 oder 6 tätig ist, braucht keine separate Maßnahmenzulassung – die Trägerzulassung reicht dort aus.

Drei Kriterien sind entscheiden. Die fachkundige Stelle prüft jede Maßnahme anhand von Arbeitsmarktrelevanz, Zweckmäßigkeit des Konzepts und Wirtschaftlichkeit der Kostenkalkulation. Alle drei müssen passen. Fehlt eines, wird die Maßnahme nicht zugelassen.

Die Gültigkeit ist begrenzt. Eine zugelassene Maßnahme ist in der Regel drei Jahre gültig. Bei Umschulungen mit einer Dauer von über 21 Monaten kann die Gültigkeit auf bis zu fünf Jahre erweitert werden. Danach ist eine erneute Zulassung notwendig – keine Verlängerung, sondern ein neuer Antrag.
Deine Zeitplanung ist entscheidend. Den Antrag solltest du mindestens 3 Monate vor dem geplanten Start stellen. Wenn ein Kostenzustimmungsverfahren notwendig wird – zum Beispiel weil deine Kalkulation über dem BDKS liegt – plane 4 bis 5 Monate ein.

Wichtige Neuerung seit 2025: Selbstlernphasen und E-Learning-Anteile gelten nicht mehr als klassische Unterrichtsstunden. Sie müssen separat ausgewiesen werden und erscheinen entsprechend getrennt auf dem Zertifikat.

1. Welche Fachbereiche brauchen eine Maßnahmenzulassung?

Nicht für alle AZAV-Fachbereiche brauchst du eine Maßnahmenzulassung. Von den insgesamt sechs Fachbereichen sind nur zwei relevant:

• Fachbereich 1 – AVGS (Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein, § 45 SGB III)
• Fachbereich 4 – Bildungsgutschein (BGS, § 81 SGB III)

Nur in diesen beiden Bereichen musst du deine einzelnen Maßnahmen zusätzlich zur Trägerzulassung genehmigen lassen.
Wenn du ausschließlich in den Fachbereichen 2, 3, 5 oder 6 tätig bist, reicht die Trägerzulassung aus. Eine separate Maßnahmenzulassung ist in diesen Fällen nicht erforderlich.
Ein praktischer Hinweis aus der Erfahrung:
Plane bei der Erstzertifizierung nicht nur eine einzelne Maßnahme ein. Der Aufwand für Struktur, Abstimmung und Einreichung bleibt ähnlich, egal ob du eine oder mehrere Maßnahmen einreichst. Der Nutzen steigt aber deutlich. Viele fachkundige Stellen bieten außerdem sogenannte Kombi-Verfahren an, bei denen Träger- und Maßnahmenzulassung parallel laufen. Das spart Audittage und kann die Gesamtkosten spürbar senken.

Fachbereich	Beschreibung	Maßnahmenzulassung?
FB 1	Aktivierung und berufliche Eingliederung (§ 45 SGB III)	Ja – AVGS
FB 2	Erfolgsbezogen vergütete Arbeitsvermittlung	Nein
FB 3	Berufswahl und Berufsausbildung	Nein
FB 4	Berufliche Weiterbildung (§ 81 SGB III)	Ja – Bildungsgutschein
FB 5	Transferleistungen	Nein
FB 6	Teilhabe behinderter Menschen	Nein

2. Die drei Prüfkriterien der fachkundigen Stelle

Bei der Maßnahmenzulassung dreht sich alles um drei Fragen. Die fachkundige Stelle bewertet anhand deiner Unterlagen, ob deine Maßnahme alle drei erfüllt. Sobald eines nicht passt, wird die Maßnahme nicht zugelassen.

Ist die Maßnahme arbeitsmarktrelevant?
Dein Angebot muss einen klaren Bezug zur beruflichen Realität haben. Die Frage, die sich die Prüfstelle stellt, ist simpel: Hat das, was du anbietest, einen konkreten Nutzen für die berufliche Perspektive der Teilnehmer? Es muss erkennbar sein, welche Chancen sich dadurch verbessern, und die Inhalte brauchen ein klares Ziel – kein Angebot „ins Blaue“.

Ist das Konzept sinnvoll und nachvollziehbar aufgebaut?
Hier wird geprüft, ob deine Maßnahme logisch strukturiert ist und in sich funktioniert. Dazu gehören klare Lernziele, ein strukturierter Ablauf, eine nachvollziehbare didaktische Gestaltung und passende Zugangsvoraussetzungen für die Zielgruppe.

Ist die Maßnahme wirtschaftlich sinnvoll kalkuliert?
Neben Inhalt und Aufbau spielt die Wirtschaftlichkeit eine wichtige Rolle. Die fachkundige Stelle prüft, ob deine Kalkulation nachvollziehbar ist, ob die Kosten im Verhältnis zur Leistung stehen und ob du dich im Rahmen der üblichen BDKS-Richtwerte bewegst.

Besonderheiten bei beruflicher Weiterbildung (FB 4)
Wenn du Maßnahmen im Bereich der beruflichen Weiterbildung anbietest (z. B. über Bildungsgutschein), gelten strengere Anforderungen. Du musst nachweisen, dass die Lehr- und Lerninhalte fachlich geeignet sind, dein Lehrpersonal fachlich und pädagogisch qualifiziert ist und die Teilnahmebedingungen angemessen gestaltet sind. Das geht über die Grundanforderungen für FB-1-Maßnahmen hinaus.

3. Arbeitsmarktrelevanz nachweisen

Die Arbeitsmarktrelevanz ist oft der Punkt, an dem Maßnahmen scheitern, weil der Bezug zum Arbeitsmarkt nicht ausführlich genug belegt wurde. Die Prüfstelle erwartet nachvollziehbare Nachweise und die sehen je nach Fachbereich unterschiedlich aus.

FB 4 – berufliche Weiterbildung (Bildungsgutschein)

Hier geht es um konkrete Qualifikationen für den Arbeitsmarkt. Deine Maßnahme muss auf ein Berufsfeld abzielen, in dem nachweislich Bedarf besteht. Besonders überzeugend ist es, wenn das Berufsfeld als Engpassbereich geführt wird oder konkret Fachkräfte gesucht werden.
Als Nachweisquellen eignen sich vor allem Daten der Bundesagentur für Arbeit – regionale Arbeitsmarktdaten, Branchenentwicklungen und die Bildungszielplanung der jeweiligen Agentur. Auch die Analyse aktueller Stellenangebote ist ein direkter und überzeugender Beleg. Wenn du bereits ähnliche Maßnahmen durchgeführt hast, sind deine eigenen Ergebnisse – Vermittlungsquoten, Entwicklungen der Teilnehmer nach Abschluss – ebenfalls wertvoll. Viele Zertifizierungsstellen fragen gezielt nach der Situation der Teilnehmer einige Monate nach Maßnahmeende.

FB 1 – AVGS (Coaching / Aktivierung)

Hier steht nicht die Qualifikation im Vordergrund, sondern die Entwicklung der Teilnehmer. Deine Maßnahme muss plausibel machen, wie sie Menschen wieder in Richtung Arbeitsmarkt bringt – durch Orientierung und Struktur, Vorbereitung auf Bewerbungen oder die Entwicklung einer Selbstständigkeit. Der Weg zum Arbeitsmarkt muss eindeutig erkennbar sein.

Praxis-Tipp
Nutze für deinen Nachweis vor allem verlässliche Quellen. Die Fachkräfteanalysen und Informationsportale der Bundesagentur bieten eine gute Grundlage, um den Bedarf zu belegen. Besonders stark ist dein Nachweis, wenn du diese Daten mit konkreten Beispielen aus dem regionalen Arbeitsmarkt kombinierst.

4. Maßnahmenkonzept

Das Maßnahmenkonzept ist der zentrale Bestandteil deiner Maßnahmenzulassung. Die fachkundige Stelle prüft nicht nur, was du anbietest, sondern vor allem, ob deine Maßnahme so aufgebaut ist, dass das gewünschte Ergebnis auch tatsächlich erreicht werden kann.

Diese Punkte muss dein Konzept abdecken
Damit deine Maßnahme geprüft und bewertet werden kann, braucht dein Konzept eine klare Struktur. Im Kern müssen vier Bereiche ausführlich dargestellt sein:

1. Ein eindeutiges Bildungsziel
   Du musst eindeutig formulieren, worauf deine Maßnahme hinausläuft. Was sollen Teilnehmer am Ende konkret können oder erreichen? Das Ziel muss verständlich, realistisch und überprüfbar sein.
2. Die inhaltliche und didaktische Umsetzung
   Es reicht nicht zu sagen, was vermittelt wird – du musst zeigen, wie. Die fachkundige Stelle prüft, wie Inhalte aufgebaut sind, in welcher Reihenfolge sie vermittelt werden und wie der Lernfortschritt überprüft wird. Gerade bei der didaktischen Ausarbeitung entstehen viele Unsicherheiten: Wie formuliere ich Lernziele so, dass sie prüfbar sind? Wie detailliert muss die Struktur sein? Wie gestalte ich sinnvolle Lernkontrollen?
3. Die Form der Durchführung
   Präsenz, Online oder Hybrid – die gewählte Form muss zum Inhalt und zur Zielgruppe passen und nachvollziehbar begründet sein.
4. Das eingesetzte Personal
   Die fachkundige Stelle prüft, ob dein Lehrpersonal fachlich und pädagogisch geeignet ist, und ob alle benötigten Nachweise vorliegen.

Wenn du hier tiefer einsteigen willst, lohnt sich ein genauer Blick auf die didaktische Konzeption deiner Maßnahme.

Wichtig seit 2025: Umgang mit Selbstlernphasen

Durch die aktuellen Vorgaben hat sich ein Punkt deutlich verändert: Asynchrone zählen nicht mehr als klassische Unterrichtsstunden. Eigenständige Lernphasen, digitale Selbstlernmodule und vorbereitende oder vertiefende Aufgaben müssen klar getrennt dargestellt und gesondert dokumentiert werden.

Welche Struktur passt zu deiner Maßnahme?

Beim Aufbau deiner Maßnahme hast du grundsätzlich zwei Möglichkeiten: eine durchgehende Maßnahme mit festem Ablauf oder ein modulares System mit einzelnen Bausteinen, die deine Teilnehmer flexibel buchen können. Dies eignet sich besonders bei Maßnahmen, deren Teilnehmer mit einem unterschiedlichen Kenntnisstand starten. Beide Varianten haben ihre Berechtigung. Entscheidend ist, was besser zu deinem Angebot und deiner Zielgruppe passt.

Mehr zu den Unterschieden zwischen modularen Maßnahmen und einer durchgehenden Maßnahme, findest du in unserem Beitrag. Folge dafür einfach dem Link.

5. Kostenkalkulation und BDKS

Neben Inhalt und Aufbau deiner Maßnahme spielt auch die Wirtschaftlichkeit eine entscheidende Rolle. Die fachkundige Stelle prüft, ob deine Maßnahme finanziell sinnvoll kalkuliert ist und orientiert sich dabei am sogenannten BDKS (Bundesdurchschnittskostensatz). Dieser Vergleichswert wird regelmäßig von der Bundesagentur für Arbeit ermittelt und zeigt, in welchem Kostenrahmen sich ähnliche Maßnahmen im Durchschnitt bewegen.
Wichtig: Der BDKS ist keine feste Grenze, sondern ein Richtwert. Er dient der fachkundigen Stelle als Orientierung, ab wann genauer geprüft wird.

Wie deine Kalkulation aufgebaut sein muss

Damit deine Maßnahme bewertet werden kann, muss deine Kostenstruktur nachvollziehbar aufgebaut sein. In der Regel wird zwischen drei Bereichen unterschieden:

Direkte Kosten
Kosten, die unmittelbar mit der Durchführung zu tun haben, z. B.:

• Dozentenhonorare
• Lehr- und Lernmaterialien
• Arbeitskleidung
• Softwarekosten
• Raum- und Ausstattungskosten

Indirekte Kosten
Kosten, die im Hintergrund entstehen, z. B.:

• Verwaltung
• Qualitätsmanagement
• allgemeine Betriebskosten
• Marketing
• Mobilitätskosten

Teilnehmerbezogene Kosten
Kosten, die im Zusammenhang mit den Teilnehmern entstehen, z. B. für die Eignungsfeststellung.

Was passiert beim Vergleich mit dem BDKS?
Liegt deine Kalkulation im Rahmen oder darunter – In der Regel gibt es keine größeren Rückfragen.
Liegt deine Kalkulation darüber – In diesem Fall greift das sogenannte Kostenzustimmungsverfahren, bei dem du deine höheren Kosten nachvollziehbar begründen musst.

Wenn du wissen willst, wie du mit deinen Kosten im Vergleich zum BDKS liegst, findest du dazu unsere Kalkulationsrechner in unserer Wissensdatenbank.

6. Das Kostenzustimmungsverfahren bei BDKS-Überschreitung

Eine Überschreitung des BDKS ist kein Problem, aber sie bleibt nicht unbeachtet. In diesem Fall wird ein zusätzlicher Prüfschritt ausgelöst: Nicht mehr nur die fachkundige Stelle, sondern auch eine zentrale Stelle der Bundesagentur für Arbeit prüft, ob deine höheren Kosten gerechtfertigt sind.
So läuft das Verfahren ab: Deine Kalkulation wird von der fachkundigen Stelle weitergeleitet, die BA prüft die Unterlagen im Detail, bei Bedarf werden Nachweise oder Ergänzungen angefordert, und bei positiver Bewertung wird die Kostenzustimmung erteilt. Erst danach darf die fachkundige Stelle deine Maßnahme final zulassen.

Wie intensiv geprüft wird, hängt davon ab, wie weit deine Kosten über dem BDKS liegen:
• Unter BDKS: kein zusätzliches Verfahren
• Bis ca. 25 % über BDKS: vereinfachte Prüfung durch die FKS
• Über 25 % über BDKS: vollständiges Kostenzustimmungsverfahren

Eine Überschreitung führt nicht automatisch zur Ablehnung. Sie muss aber konkret begründet sein. Allgemeine Aussagen wie „hohe Qualität“ reichen nicht aus. Typische Gründe, die akzeptiert werden, sind: besonders aufwändige Ausstattung, spezialisierte Dozenten, kleinere Gruppen oder spezielle Anforderungen der Zielgruppe.

Praxis-Tipp
Wenn du weißt, dass deine Kalkulation über dem BDKS liegt, bereite die Begründung direkt mit vor. Warte nicht, bis Rückfragen kommen. Sinnvoll ist es, jede Kostenposition einzeln erklären zu können, also konkret darzulegen, warum sie notwendig ist und wie sie zustande kommt. Pauschale Hinweise auf steigende Preise oder allgemeine Kostenentwicklung reichen in der Praxis meist nicht aus.

7. Der Zulassungsablauf

Wenn die Unterlagen vollständig sind, dauert der Prozess im Standardverfahren meist 2 bis 4 Wochen. Einige Stellen bieten zusätzlich Expressverfahren mit deutlich kürzeren Bearbeitungszeiten von 48 Stunden bis wenigen Werktagen an.

1. Antrag stellen
Am Anfang steht die formale Antragstellung bei deiner Zertifizierungsstelle. In der Regel nutzt du dafür eine standardisierte Vorlage (oft als Excel-Datei), in der du die wichtigsten Eckdaten deiner Maßnahme einträgst:

• Bezeichnung der Maßnahme
• Zuordnung zum Fachbereich
• Dauer und Umfang (Unterrichtsstunden)
• geplante Gruppengröße
• Kostenkalkulation
  Diese Übersicht bildet die Grundlage für die weitere Prüfung.

2. Prüfung deiner Unterlagen
Im nächsten Schritt schaut sich ein Prüfer deine eingereichten Unterlagen im Detail an.
Dabei wird geprüft, ob:

• alle Anforderungen erfüllt sind
• die Angaben vollständig sind
• dein Konzept nachvollziehbar ist
• In dieser Phase kommen fast immer Rückfragen, besonders zu:
  • Kostenkalkulation
  • Arbeitsmarktrelevanz
  • Aufbau der Maßnahme

3. Auswahl von Referenzmaßnahmen
Wenn du mehrere Maßnahmen gleichzeitig einreichst, wird nicht jede einzeln im Detail geprüft.
Stattdessen arbeitet die Zertifizierungsstelle mit Stichproben: Es werden einzelne Maßnahmen ausgewählt, die stellvertretend genauer geprüft werden.
Diese Auswahl muss repräsentativ sein, deshalb sollten alle eingereichten Maßnahmen vollständig aufgebaut sein.

4. Prüfung der Kosten (falls erforderlich)
Liegt deine Kalkulation über dem BDKS, wird zusätzlich das Kostenzustimmungsverfahren eingeleitet. In diesem Fall prüft eine externe Stelle der Bundesagentur für Arbeit deine Kalkulation noch einmal separat. Das kann den Prozess entsprechend verlängern (siehe vorheriger Abschnitt).

5. Vetoprüfung und Zertifikat
Bevor die Maßnahme endgültig freigegeben wird, erfolgt intern noch eine zusätzliche Prüfung bei der Zertifizierungsstelle. Diese sogenannte Gegenprüfung stellt sicher, dass alle Anforderungen korrekt bewertet wurden.
Wenn alles passt, erhältst du dein Maßnahmenzertifikat und deine Maßnahme wird offiziell gemeldet und registriert.

8. Nach der Zulassung: Maßnahmennummer und KURSNET

Mit dem Maßnahmenzertifikat hast du einen großen Schritt geschafft. Ganz abgeschlossen ist der Prozess damit jedoch noch nicht. Bevor du mit geförderten Teilnehmern starten kannst, brauchst du eine Maßnahmennummer.
Die Maßnahmennummer wird nicht von der Zertifizierungsstelle vergeben, sondern separat durch den Operativen Service der Bundesagentur für Arbeit. Sie ist die offizielle Kennung deiner Maßnahme im System der Arbeitsagentur.

Ohne diese Nummer kannst du:

• keine Bildungsgutscheine einlösen
• keine AVGS-Teilnehmer aufnehmen
• deine Maßnahme nicht abrechnen

Erst mit der Maßnahmennummer wird deine Maßnahme tatsächlich nutzbar.
Um sie zu erhalten, stellst du nach erfolgreicher Zulassung einen separaten Antrag bei der Bundesagentur. Dabei werden erneut Unterlagen geprüft und deine Maßnahme im System erfasst.
Parallel zur Beantragung der Maßnahmennummer solltest du deine Maßnahme im Portal KURSNET eintragen. KURSNET ist die zentrale Plattform der Bundesagentur, auf die Arbeitsvermittler zugreifen, um passende Angebote für ihre Kunden zu finden. Je besser deine Maßnahme dort aufbereitet ist, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch gefunden und zugewiesen wird.

Wenn du wissen willst, wie du die Maßnahmennummer korrekt beantragst oder deine Maßnahme in KURSNET optimal platzierst, findest du dazu vertiefende Inhalte in unserer Wissensdatenbank.

Maßnahmenzulassung verlängern und im Alltag pflegen

Eine Maßnahmenzulassung gilt in der Regel drei Jahre. In dieser Zeit kannst du deine Maßnahme beliebig oft durchführen. Ganz ohne Prüfung bleibt sie aber nicht: Die Zertifizierungsstelle überprüft regelmäßig per Stichprobe, ob dein Konzept noch passt, deine Abläufe weiterhin eingehalten werden und alle Voraussetzungen noch erfüllt sind.
Wichtig: Änderungen müssen gemeldet werden
Wenn du etwas an deiner Maßnahme änderst, gilt eine Meldepflicht innerhalb von zwei Wochen. Das betrifft Änderungen am Konzept, Anpassungen der Unterrichtszeiten, Änderungen der Kostenkalkulation und Wechsel der Durchführungsform. Je nach Umfang entscheidet die Zertifizierungsstelle, ob eine einfache Anpassung reicht oder eine erneute Prüfung – eine sogenannte Änderungszulassung – notwendig wird. Im schlimmsten Fall kann eine bestehende Zulassung auch widerrufen werden.

Keine Verlängerung, sondern Neuzulassung
Ein wichtiger Punkt, der oft missverstanden wird: Die Maßnahmenzulassung wird nicht einfach verlängert. Sie muss nach Ablauf neu beantragt werden. Damit es keine Lücken gibt, solltest du frühzeitig aktiv werden. Beantrage die Neuzulassung mindestens 3 Monate vor Ablauf. So stellst du sicher, dass deine Maßnahme ohne Unterbrechung weiterlaufen kann.

Praxis-Tipp
Behalte deine Maßnahmen aktiv im Blick. Gerade bei mehreren Angeboten geht schnell der Überblick verloren. Sinnvoll ist eine einfache Übersicht, z. B. mit: Ablaufdatum jeder Maßnahme, aktuellem Status und der Zeit bis zur Neuzulassung.
Ein einfaches Ampelsystem hilft dabei:

• grün: mehr als 6 Monate gültig
• gelb: 3–6 Monate
• rot: weniger als 3 Monate

Denn ohne gültige Zulassung darfst du keine neuen Teilnehmer aufnehmen.

9. Die häufigsten Ablehnungsgründe

Nicht jede Maßnahme wird beim ersten Versuch zugelassen.
In den meisten Fällen liegt es aber nicht am Angebot selbst, sondern daran, wie es aufgebaut und dargestellt ist.

1. Arbeitsmarktrelevanz nicht korrekt belegt
   Der häufigste Fehler: Viele gehen davon aus, dass die Relevanz „offensichtlich“ ist und belegen sie nicht ausreichend. Zu allgemeine Aussagen, fehlende Daten oder kein Bezug zum regionalen Arbeitsmarkt führen fast immer zu Rückfragen oder Ablehnung.
2. Das Maßnahmenkonzept ist nicht stimmig
   Unklare Lernziele, Inhalte und Stundenumfang, die nicht zusammenpassen, fehlende Qualifikationsnachweise des Lehrpersonals oder eine unklare Struktur – das sind die typischen Schwachstellen. Seit den aktuellen Vorgaben kommen zusätzlich häufig Rückfragen zur sauberen Trennung von Unterrichtszeiten und Selbstlernphasen.
3. Die Kalkulation ist nicht nachvollziehbar
   Problematisch ist nicht nur „zu teuer“. Auch Kosten, die nicht klar hergeleitet sind, einzelne Positionen ohne Begründung, starke Abweichungen vom BDKS ohne Erklärung oder ungewöhnlich niedrige Preise – all das wirkt unrealistisch und zieht Rückfragen nach sich.

Was passiert bei einer Ablehnung?
Eine Ablehnung bedeutet nicht, dass dein Vorhaben gescheitert ist. Du erhältst von der Zertifizierungsstelle eine konkrete Begründung. In den meisten Fällen kannst du gezielt nachbessern, indem du fehlende Nachweise ergänzt und deine Maßnahme erneut einreichst. Ein kompletter Neustart ist in der Regel nicht notwendig.