Viele Bildungsträger denken beim Thema fachkundige Stelle an eine Art Bindung. Einmal unterschrieben, sitzt man fest. Genau diese Annahme sorgt dafür, dass Träger zu lange in einer schlechten Zusammenarbeit bleiben, obwohl Erreichbarkeit, Bearbeitungszeiten oder Kosten längst nicht mehr passen.
Ein Wechsel ist möglich. Und die Sorge, dabei die Trägerzulassung oder laufende Maßnahmen zu verlieren, ist in dieser Form meist unbegründet. Trotzdem ist der Wechsel kein spontaner Akt. Er folgt einem geregelten Verfahren und braucht Timing, sonst kannst du dir unnötig Probleme in den Audit und Maßnahmenabläufen einhandeln.
1. Darfst du die fachkundige Stelle überhaupt wechseln?
Ja. Ein AZAV zugelassener Träger kann seine fachkundige Stelle jederzeit wechseln. Weder SGB III noch AZAV binden dich dauerhaft an eine bestimmte Zertifizierungsstelle. Die Beziehung zwischen Träger und fachkundiger Stelle basiert auf einem privatrechtlichen Vertrag, und den kannst du beenden. Wir verweisen hier auf § 6 Absatz 1 AZAV und das Prinzip der Zusammenarbeit zwischen DAkkS, fachkundigen Stellen und Bundesagentur für Arbeit. Daraus ergibt sich in der Praxis die gegenseitige Anerkennung von Prüfergebnissen und die Möglichkeit, eine laufende Zulassung zu übernehmen, ohne alles neu zu starten.
Die Zulassung ist an den Träger als Unternehmen gebunden, nicht an die fachkundige Stelle, die geprüft hat. Die fachkundige Stelle ist die prüfende Instanz. Wenn diese Instanz wechselt, muss die Aufgabe übernommen werden.
2. Typische Gründe für einen Wechsel
In der Praxis ist es selten nur ein Punkt. Es ist meistens ein Paket.
Einer der häufigsten Auslöser ist die schlechte Erreichbarkeit, langsame Bearbeitung von Maßnahmenzulassungen oder ständig wechselnde Auditoren ohne Branchenkenntnis. Dazu kommen Kostenfragen, etwa deutlich höhere Gebühren als marktüblich oder intransparente Abrechnungen für Standortaudits. Ein weiterer Treiber ist fachliche Ausrichtung. Eine fachkundige Stelle kann in deinem Bereich wenig Erfahrung haben, zum Beispiel bei Coaching Maßnahmen nach § 45 SGB III versus FbW nach §§ 81 und 82. Manchmal liegt es auch an strukturellen Veränderungen der fachkundigen Stelle selbst, etwa Fusion oder Neuausrichtung. Und einige Träger wollen konsolidieren und Trägerzulassung plus Maßnahmenzulassungen unter einem Dach bündeln.
Ein Wechsel ist nicht automatisch ein Hinweis auf ein Problem beim Träger. Es ist eher vergleichbar mit dem Wechsel eines Steuerberaters oder IT Dienstleisters.
Wenn du intern nachvollziehbar arbeiten willst, dokumentiere die Gründe im QM System. Das zeigt bei Nachfragen, dass die Entscheidung fundiert war und nicht aus einer Eskalation heraus getroffen wurde.
3. Was passiert mit deiner Trägerzulassung?
Die gute Nachricht: Die bestehende AZAV Trägerzulassung bleibt grundsätzlich gültig. Sie hängt nicht daran, wer die Prüfung durchgeführt hat. Ein Wechsel ist ein geregelter Prozess unter DAkkS Vorgaben. Praktisch läuft es so, dass die alte fachkundige Stelle ihre Zulassungsentscheidung formell widerruft. Gleichzeitig übernimmt die neue fachkundige Stelle den restlichen Zertifizierungszyklus und stellt ein neues Trägerzertifikat aus. Der Zeitraum startet nicht neu. Die neue Stelle setzt dort an, wo die alte aufgehört hat.
Beachte: Die neue fachkundige Stelle will in der Regel Einblick in bisherige Auditberichte und den Status offener Abweichungen. Manche führen zusätzlich ein Übernahmeaudit oder Sonderaudit durch, um sich ein eigenes Bild zu machen. Der Aufwand ist jedoch deutlich geringer als bei einer Erstprüfung.
4. Was passiert mit bestehenden Maßnahmenzulassungen?
Hier wird es komplexer. Ein Maßnahmenzertifikat bleibt bis zum Ablaufdatum gültig, typischerweise 3 Jahre, bei besonderem arbeitsmarktpolitischem Interesse bis 5 Jahre. Der Knackpunkt ist die Überwachung. Solange das Maßnahmenzertifikat läuft, bleibt die Überwachungspflicht bei der fachkundigen Stelle, die es ausgestellt hat.
Das hat praktische Folgen.
Wenn du die Trägerzulassung zu einer neuen fachkundigen Stelle überträgst, laufen bestehende Maßnahmenzertifikate bei der alten Stelle weiter. Erst bei der nächsten Verlängerung, einer wesentlichen Änderung oder bei einer Neuzulassung wird die neue fachkundige Stelle zuständig. Änderungsmeldungen zu bestehenden Maßnahmen gehen in der Übergangszeit also an die Stelle, die aktuell für das jeweilige Zertifikat zuständig ist. Das ist häufig die alte. Deshalb empfehlen wir eine Übersicht aller Maßnahmenzertifikate mit Ablaufdatum und zuständiger Stelle anzufertigen, bevor du den Wechsel startest.
Ein Sonderfall: Wenn die alte fachkundige Stelle ihre DAkkS Akkreditierung verliert, kann das Auswirkungen auf die Gültigkeit von Maßnahmenzertifikaten haben. In so einem Fall ist schnelles Handeln nötig.
5. Der Wechsel Schritt für Schritt
Wir empfehlen mindestens 6 Monate vor dem nächsten regulären Überwachungsaudit zu starten. Dann hast du genug Luft, um Kündigungsfristen, Übergabe und Übernahmeaudit sauber abzuwickeln.
Schritt eins: Vertragslage klären. Prüfe Kündigungsfristen. Üblich sind drei bis sechs Monate zum Ende des Vertragsjahres. Kläre auch, ob offene Abweichungen aus dem letzten Audit existieren. Diese sollten vor dem Wechsel geschlossen werden.
Schritt zwei: Neue fachkundige Stelle auswählen. Die DAkkS Liste hat eine Liste aller akkreditierten Zertifizierungsstellen. Auswahlkriterien sind Erfahrung im eigenen Fachbereich, Kostenstruktur, Auditoren Qualität und regionale Verfügbarkeit.
Schritt drei: Dokumentenübergabe vorbereiten. Die letzten zwei Auditberichte, aktuelles Trägerzertifikat mit Standort und Fachbereichsanlage, QM Dokumentation, Übersicht laufender Maßnahmenzertifikate und den Status offener Korrekturmaßnahmen.
Schritt vier: Kündigen und Übernahme formalisieren. Kündige fristgerecht. Schließe den Vertrag mit der neuen Stelle. Die neue Stelle leitet das Übernahmeverfahren ein und fordert Unterlagen bei der alten Stelle an. Die alte Stelle widerruft formell.
Schritt fünf: Übernahmeaudit und neues Zertifikat. Die neue Stelle führt oft ein Übernahmeaudit durch und stellt anschließend ein neues Trägerzertifikat aus. Der Zyklus läuft nahtlos weiter. Es entsteht keine Lücke in der Zulassung.
Praxistipp: Informiere deine zuständige Agentur für Arbeit proaktiv. Das ist keine gesetzliche Pflicht, verhindert aber Irritationen, wenn Maßnahmen über Bildungsgutscheine laufen und die Agentur dein Trägerzertifikat als Referenz nutzt.
6. Fehler und Risiken, die du vermeiden solltest
Der Leitfaden ist hier klar. Die meisten Probleme entstehen durch Timing und Vorbereitung.
Das größte Risiko ist eine zeitliche Lücke in der Zertifizierung, wenn der Vertrag mit der alten Stelle endet, bevor die neue übernommen hat. In dieser Zeit darfst du keine neuen Bildungsgutscheine einlösen. Ein zweiter Blocker sind offene Abweichungen. Hauptabweichungen oder nicht fristgerecht bearbeitete Nebenabweichungen kann die neue Stelle als Übernahmehindernis werten. Ein dritter Fehler ist, Maßnahmenzulassungen zu übersehen. Viele Träger wechseln die Trägerzulassung und vergessen, dass laufende Maßnahmen bei der alten Stelle bleiben. Dazu kommt fehlende interne Kommunikation. Ein neuer Auditor kann andere Prüfschwerpunkte setzen. Team und Standorte sollten das früh wissen.
7. Sonderfall. Träger und Maßnahmen bei verschiedenen fachkundigen Stellen
Trägerzulassung und Maßnahmenzulassung müssen nicht bei derselben fachkundigen Stelle liegen. Das kann strategisch Sinn ergeben, etwa wenn eine Stelle bei Maßnahmen schneller ist oder bessere Konditionen anbietet. Es erhöht aber den Verwaltungsaufwand, weil du zwei Auditpläne und zwei Vertragsbeziehungen koordinieren musst. In solchen Fällen fordern fachkundige Stellen in der Praxis eine Kopie des Trägerzertifikats und der Standortanlage an.
Häufige Fragen (FAQ)
Wie lange dauert ein Wechsel?
Als realistischen Gesamtzeitraum solltest du mit 3 bis 6 Monaten rechnen, abhängig von Kündigungsfrist und Verfügbarkeit der neuen Stelle. Bei guter Vorbereitung kann es auch in acht bis zehn Wochen gelingen.
Muss ich die Agentur für Arbeit informieren?
Es gibt keine gesetzliche Pflicht. Proaktiv informieren ist trotzdem sinnvoll, weil die Agentur die Zertifikate als Grundlage nutzt.
Was kostet der Wechsel?
Das hängt von der neuen Stelle ab. Manche berechnen nur eine Pauschale, andere den vollen Auditsatz. Vergleiche die Konditionen, um am Ende nicht überrascht zu werdne. Dazu können Kosten für vorzeitige Kündigung kommen.
Kann ich mitten im Zyklus wechseln?
Ja. Der Fünf Jahres Zyklus beginnt nicht neu. Die neue Stelle übernimmt für den verbleibenden Zeitraum.
Was passiert, wenn die alte Stelle die DAkkS Akkreditierung verliert?
Dann darf sie keine neuen Zulassungen aussprechen. Betroffene Träger werden in der Praxis aufgefordert, zeitnah zu wechseln. Reagiere sofort, weil Verzögerung die Gültigkeit von Maßnahmenzertifikaten gefährden kann.
Kann die alte Stelle den Wechsel blockieren?
Nein. Wenn du vertragliche Pflichten erfüllst und fristgerecht kündigst, kann sie den Wechsel nicht verhindern. § 6 AZAV verpflichtet zur Kooperation und Übergabe von Prüfunterlagen.
Hinweis. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung.
